De nombreuses entreprises choisissent de véhiculer leur collaborateur pour booster la productivité. Cependant, ce moyen de locomotion peut devenir une source de discorde si les parties omettent de mettre au clair la question de la maintenance. Il faudra aussi anticiper d’éventuelles pannes.

Les conditions changent d’une entreprise à l’autre

Chaque entreprise a sa propre politique en matière de voiture de fonction. Certaines sociétés préfèrent s’occuper intégralement de l’entretien. D’autres répartissent les rôles de manière claire. Les plus grosses maintenances sont à la charge de l’employeur tandis que les vérifications de routines engagent le bénéficiaire du moyen de locomotion. Des documents tels que la convention collective ou le contrat de travail peut inclure des clauses à cet effet. L’octroi du véhicule peut aussi faire l’objet d’un accord écrit à part. La loi interdit aux patrons de décider unilatéralement le retrait de la voiture de fonction.

Le collaborateur véhiculé est tenu de s’occuper de l’entretien courant

Il est courant de confier à l’employé ou au cadre d’entreprise de s’occuper des entretiens usuels. Cette personne aura alors à vérifier le niveau des fluides indispensables au bon fonctionnement de sa voiture professionnelle. Il faudra notamment observer l’eau du radiateur, le liquide de frein, l’huile-moteur et le produit de refroidissement. Le bénéficiaire de cet avantage doit également garder un œil sur l’état des pneumatiques de la batterie et des pièces fortement sollicitées. Il doit s’assurer à ce que les équipements tels que les feux et le klaxon soient en marche pour sa propre sécurité. Le manquement à cette obligation peut passer pour de la négligence.

La facture de maintenance devrait être réglée par l’entreprise

La répartition des charges d’entretien peut être départagée entre l’employeur et le salarié véhiculé. Ce dernier peut payer de sa poche le coût d’un lavage professionnel ou la vérification des pneus. C’est le moindre des gestes s’il utilise souvent l’auto pour des fins personnelles. La vidange et le changement de courroie reviennent normalement à l’entreprise. Cette société collabore le plus souvent avec un garage qui regroupe l’ensemble des prestations sur plusieurs véhicules. La maintenance de cette flotte entre dans les charges courantes d’exploitation.

Optimiser la gestion et la prévention au-delà de l’entretien

Au-delà des responsabilités classiques, il est pertinent d’intégrer une approche opérationnelle centrée sur la planification préventive et la supervision numérique. Le recours à des outils de gestion de parc permet d’exploiter le diagnostic embarqué, d’analyser le kilométrage réel et de suivre la traçabilité des interventions. Les rapports automatisés et les indicateurs de performance (consommation par kilomètre, fréquence des pannes, temps d’immobilisation) aident à prioriser les actions et à réduire les coûts d’usage. Une stratégie proactive inclut des calendriers de révision, des alertes pour le contrôle technique et des audits périodiques, ce qui améliore la sécurité et limite le risque d’immobilisation imprévue.

Sur le plan financier et réglementaire, il est utile d’aborder la question de l’amortissement des véhicules, de l’optimisation de l’assurance et de la constitution d’une provision pour sinistres afin d’anticiper les dépenses exceptionnelles. La définition d’une politique de remplacement fondée sur l’analyse du cycle de vie, la valeur résiduelle et les seuils de rentabilité permet d’équilibrer budget et performance. Centraliser la gestion, standardiser les procédures de contrôle et formaliser les rapports favorise la conformité et facilite la prise de décision. Pour approfondir ces aspects pratiques et techniques, retrouvez des infos sur Auto Test qui complètent les bonnes pratiques évoquées ici.